Sử dụng sự lặp lại và các tham chiếu tuần hoàn

Một vấn đề kinh doanh thường gặp là tính toán sự đóng góp kế hoạch chia sẻ lợi nhuận dưới dạng phần trăm lợi nhuận ròng hằng năm của công ty. Đây không phải là bài toán nhân đơn giản, bởi vì lợi nhuận ròng được quyết định một phần bởi con số chia sẻ lợi nhuận. Ví dụ, công ty có thu nhập $1,000,000 và chi phí đã hết $900,000, để lại tổng lợi nhuận là $100,000. Công ty dành riêng 10% lợi nhuận ròng cho việc chia sẻ lợi nhuận. Lợi nhuận ròng được tính toán bằng công thức sau:

Net Profit = Gross Profit - Profit Sharing Contribution
(Lợi nhuận ròng = Tổng lợi nhuận - Khoản đóng góp chia sẻ lợi nhuận)

Đây được gọi là một công thức tham chiếu tuần hoàn bởi vì có các số hạng ở vế trái và vế phải của dấu bằng lệ thuộc vào nhau. Cụ thể, Profit Sharing Contribution (khoản đóng góp chia sẻ lợi nhuận) được tính bởi công thức sau đây:

Profit Sharing Contribution = (Net Profit)*0.1
(Khoản đóng góp chia sẻ lợi nhuận = (Lợi nhuận ròng)*0.1)

Một cách để giải quyết loại công thức như vầy là đoán câu trả lời và xem bạn đạt gần đến như thế nào. Ví dụ, bởi vì việc chia sẻ lợi nhuận là 10% của lợi nhuận ròng, điều có thể đoán được trước tiên có thể là 10% tổng lợi nhuận, tức $10,000. Nếu bạn đưa con số này vào công thức, bạn sẽ có lợi nhuận ròng là $90,000. Tuy nhiên, điều này sai, bởi vì 10% của $90,000 là $9,000. Do đó, việc đoán số tiền dùng để chia sẻ lợi nhuận ròng lệch $1,000.

Vậy, bạn có thể thử lại. Lần này, dùng $9,000 làm con số chia sẻ lợi nhuận ròng. Đem giá trị mới này vào công thức, bạn có lợi nhuận ròng là $91,000. Con số này sẽ đưa đến con số chia sẻ lợi nhuận ròng là $9,100 — chỉ lệch có $100 so với con số đã đoán.

Nếu bạn tiếp tục tiến trình đoán mò này, những ước đoán về con số chia sẻ lợi nhuận ròng sẽ ngày càng gần với giá trị tính toán hơn (tiến trình này được gọi là sự hội tụ). Khi các tiên đoán đủ gần (ví dụ, sự lệch nhau chỉ trong vòng 1 đô-la) thì bạn ngừng lại và tìm lời giải. Tiến trình này được gọi là sự lặp lại.

Nhưng mà, chẳng lẽ bạn (hoặc công ty của bạn) lại bỏ đi số tiền cực khổ kiếm được để mua máy tính, rồi lại làm công việc này bằng tay? Excel sẽ giúp bạn làm cho các phép tự động lập đi lập lại cách dễ dàng, như bạn thấy sau đây: 

• Thiết lập bảng tính của bạn và nhập cái công thức tham chiếu tuần hoàn ấy vào. Hình 1 minh họa một bảng tính cho ví dụ mà tôi vừa trình bày trên đây. Nếu Excel mở ra một hộp thoại báo rằng nó không thể phân tích các tham chiếu tuần hoàn, bạn cứ nhấn OK (có thể phải đóng cả cái cửa sổ Help mở ra tiếp theo đó) và sau đó chọnFormulas, Remove Arrows (trong nhóm Formula Auditing).

• Chọn Office, Excel Options để mở hộp thoại Excel Options.
• Chọn Formulas.
• Kích hoạt tùy chọn Enable Iterative Calculation.
• Sử dụng hộp spin Maximum Iterations để xác định số lần lặp lại mà bạn cần. Trong hầu hết các trường hợp, con số mặc định 100 thì đã quá đủ rồi.
• Nhập một con số vào trong khung Maximum Change để cho Excel biết bạn muốn kết quả chính xác đến cỡ nào. Con số càng nhỏ thì sự lặp đi lặp lại sẽ càng lâu, nhưng phép tính sẽ càng chính xác. Cũng như ở trên, con số mặc định 0.001 là một lựa chọn hợp lý trong hầu hết các tình huống.
• Nhấn OK, Excel bắt đầu sự lặp lại và dừng lại khi nó đã tìm thấy một lời giải (xem hình 2).

Thủ thuật: Nếu bạn muốn xem Excel thực hiện tiến trình này như thế nào, bạn kích hoạt tùy chọn Manual trong khung Calculation options (khi bạn làm xong bước 6 ở trên và trước khi nhấn OK), và nhập số 1 trong khungMaximum Iterations. Khi bạn quay về bảng tính, mỗi khi bạn nhấn F9, Excel sẽ thực hiện một bước của sự lặp lại.